Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Afspraakplanner
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een nauwkeurige en georganiseerde Afspraakplanner om ons team te versterken. Als Afspraakplanner ben je verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van agenda’s, het plannen van afspraken en het coördineren van communicatie tussen klanten en medewerkers. Je speelt een cruciale rol in het soepel laten verlopen van dagelijkse operaties en het optimaliseren van de klanttevredenheid.
In deze functie werk je nauw samen met verschillende afdelingen binnen het bedrijf om ervoor te zorgen dat afspraken tijdig en correct worden ingepland. Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten die een afspraak willen maken, wijzigen of annuleren. Daarnaast houd je toezicht op de beschikbaarheid van personeel en middelen, en zorg je ervoor dat de planning aansluit bij de operationele behoeften.
Een succesvolle Afspraakplanner beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, een sterk organisatorisch vermogen en een klantgerichte instelling. Je bent stressbestendig, kunt goed multitasken en hebt oog voor detail. Je maakt gebruik van digitale planningssystemen en software om afspraken te registreren en te beheren, en je zorgt ervoor dat alle betrokken partijen tijdig op de hoogte zijn van wijzigingen of updates.
Tot je dagelijkse taken behoren onder andere het beantwoorden van telefoontjes en e-mails, het invoeren van gegevens in planningssystemen, het monitoren van de voortgang van afspraken en het oplossen van eventuele planningsconflicten. Je werkt proactief en denkt mee over manieren om de planning efficiënter te maken en de klanttevredenheid te verhogen.
Deze functie vereist een hoge mate van verantwoordelijkheid en zelfstandigheid. Je bent in staat om prioriteiten te stellen en snel te schakelen tussen verschillende taken. Ervaring in een soortgelijke functie is een pré, evenals kennis van planningssoftware en administratieve processen.
Als Afspraakplanner draag je bij aan het succes van de organisatie door te zorgen voor een gestroomlijnde planning en een professionele klantenservice. Je werkt in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is, en waar jouw inzet direct bijdraagt aan de tevredenheid van klanten en de efficiëntie van interne processen.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Plannen en beheren van afspraken voor klanten en personeel
- Beantwoorden van telefoontjes en e-mails met betrekking tot afspraken
- Gebruik van planningssoftware om agenda’s bij te houden
- Coördineren van beschikbaarheid van personeel en middelen
- Oplossen van planningsconflicten en last-minute wijzigingen
- Zorgen voor tijdige communicatie met alle betrokken partijen
- Bijhouden van administratieve gegevens en rapportages
- Verbeteren van planningsprocessen en klanttevredenheid
- Samenwerken met andere afdelingen voor optimale planning
- Ondersteunen bij algemene administratieve taken
Vereisten
Text copied to clipboard!- MBO werk- en denkniveau
- Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
- Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands
- Ervaring met planningssoftware en MS Office
- Sterk organisatorisch vermogen en oog voor detail
- Klantgerichte en proactieve houding
- Stressbestendig en goed in multitasken
- Zelfstandig kunnen werken en prioriteiten stellen
- Flexibel inzetbaar en bereid om in teamverband te werken
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Heb je ervaring met het plannen van afspraken in een professionele omgeving?
- Welke planningssoftware heb je eerder gebruikt?
- Hoe ga je om met last-minute wijzigingen in de planning?
- Kun je een voorbeeld geven van een planningsconflict dat je hebt opgelost?
- Hoe zorg je ervoor dat je overzicht houdt bij drukte?
- Wat spreekt je aan in de functie van Afspraakplanner?
- Ben je bereid om ook buiten reguliere werktijden te werken indien nodig?
- Hoe belangrijk vind je klanttevredenheid in jouw werk?
- Wat zijn volgens jou de belangrijkste eigenschappen van een goede planner?
- Hoe werk je samen met andere afdelingen om de planning te optimaliseren?
